Privacyverklaring

Waar deze verklaring over gaat

Sir Alfred komt bij mensen thuis. Wij weten hoe een huis in elkaar zit, wie er wonen, wanneer zij weg zijn en waar de sleutel ligt. Dat vraagt om meer dan een verplicht rijtje. In deze verklaring staat wat wij vastleggen, waarom, hoe lang, en wat jullie daaraan kunnen veranderen.

Deze verklaring hoort bij artikel 25 van onze algemene voorwaarden. Waar die voorwaarden iets regelen over geheimhouding, sleutels of het huisdossier — de artikelen 24, 26, 46 en 49 — geldt dat onverkort.

Wie verwerkt de gegevens

Sir Alfred B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring staan.

Oud Laren 1, 1261 CA Laren

hello@sir-alfred.nl

+31 35 23 40 909

KvK 89618742

Voor vragen over privacy kunnen jullie ons rechtstreeks bereiken op hetzelfde adres en nummer. Wij hebben geen aparte functionaris voor gegevensbescherming; de vraag komt bij een van ons terecht.

Van wie wij gegevens verwerken

1. 1.Bezoekers van deze website.
2. 2.Mensen die contact met ons opnemen, per formulier, e-mail, telefoon of WhatsApp.
3. 3.Opdrachtgevers en hun huisgenoten, gedurende een traject en daarna.
4. 4.Contactpersonen bij aannemers, architecten, adviseurs, leveranciers en onderhoudspartijen.
5. 5.Mensen die bij ons solliciteren.

Wat wij verwerken en waarom

Contact en kennismaking. Naam, e-mailadres, telefoonnummer en wat jullie ons schrijven. Wij gebruiken dat om te antwoorden en om een afspraak te maken. Grondslag: jullie verzoek en ons gerechtvaardigd belang om op een vraag te kunnen reageren.

Een lopende opdracht. Naam, adres van het huis, contactgegevens, afspraken, correspondentie, foto's van het werk, offertes, facturen en betaalgegevens. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke administratieplicht.

Het huisdossier. Gegevens over het huis en de installaties, garanties, serienummers, materialen, kleuren, uitgevoerd onderhoud en de partijen die dat deden, met foto's en onderbouwing. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst.

Sleutels en beveiliging. Welke sleutels en toegangsmiddelen wij onder ons hebben, en waar nodig alarm- en toegangscodes. Deze gegevens bewaren wij gescheiden van de adresgegevens, in een beveiligde omgeving, en uitsluitend bereikbaar voor wie ze voor het werk nodig heeft. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst.

Partners en leveranciers. Zakelijke contactgegevens en wat er is afgesproken. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een werkende administratie.

Sollicitaties. Wat iemand ons stuurt. Wij bewaren dat tot vier weken na afronding van de procedure, of tot een jaar wanneer de sollicitant daar toestemming voor geeft.

Een werk als referentie. Foto's en een beschrijving van een project, voor onze website of een brochure. Dit doen wij uitsluitend met jullie uitdrukkelijke toestemming, nooit met naam of adres, en jullie kunnen die toestemming op elk moment intrekken. Grondslag: toestemming.

Wij vragen niet naar bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of geloof, en leggen die niet vast. Staan ze toch in een bericht aan ons, dan verwijderen wij ze zodra wij ze opmerken.

Wat er op deze website gebeurt

Deze site is met opzet sober gebouwd. De lettertypen staan op onze eigen server, er zitten geen ingesloten video's, kaarten of knoppen van sociale netwerken in, en er wordt niets van een advertentienetwerk geladen.

Altijd, en zonder cookies. Onze hostingpartij legt technische gegevens vast die nodig zijn om de site te kunnen leveren en te beveiligen, waaronder het IP-adres, het tijdstip en het opgevraagde adres. Daarnaast tellen wij bezoeken met een methode die geen cookie plaatst en geen profiel opbouwt: wij zien aantallen, pagina's, herkomst, land en apparaat, niet wie jullie zijn. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een werkende, veilige en begrijpelijke website.

Het contactformulier. Wat jullie invullen komt per e-mail bij ons binnen, bij ons eigen postvak, en gaat niet naar een ander doel. Tegen misbruik gebruiken wij een controle die beoordeelt of een inzending van een mens komt; die plaatst geen advertentiecookie en volgt jullie niet over andere sites.

Op dit moment geen meetcookies. Wij meten nu niets waarvoor toestemming nodig is. Er staat dus ook geen toestemmingsbalk op deze site.

Als dat verandert, vragen wij het eerst. Gaan wij later adverteren en willen wij weten welke advertenties werken, dan verschijnt onderaan een smalle balk met twee knoppen. Pas nadat jullie op "Akkoord" hebben geklikt, laden wij Google Analytics en Google Ads en worden er cookies geplaatst. Zolang jullie niet klikken, of op "Alleen noodzakelijk" klikken, wordt daar niets van geladen — geen script, geen verzoek, geen cookie. Grondslag: toestemming. Jullie keuze bewaren wij dan alleen in de browser op dat apparaat, onder de naam `sa-toestemming`, en jullie kunnen die keuze op elk moment herzien via de balk of door de opslag van deze site te wissen in de instellingen van de browser.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen nooit gegevens en wij geven ze niet aan derden voor hun eigen doeleinden.

Wel schakelen wij partijen in die voor ons werken, en die daarbij gegevens verwerken. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Dat zijn onze hostingpartij en beveiliger van de website, de dienst die het contactformulier bezorgt, de leverancier van onze e-mail en documentopslag, en de omgeving waarin wij onze projecten en huisdossiers bijhouden.

Daarnaast delen wij gegevens wanneer dat voor het werk nodig is: een installateur die weet welk apparaat er hangt, een aannemer die weet waar hij moet zijn. Wij delen dan niet meer dan nodig, en onze partners zijn gebonden aan een geheimhouding die niet minder streng is dan de onze.

Verder verstrekken wij gegevens alleen aan onze accountant voor de wettelijke administratie, aan onze advocaat of verzekeraar wanneer dat bij een geschil of schademelding nodig is, en aan overheden wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Gegevens buiten Europa

Enkele van onze leveranciers zijn in de Verenigde Staten gevestigd of verwerken daar gegevens. Dat gebeurt op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework, of op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen, zoals versleuteling.

Hoe lang wij bewaren

1. 1.Vragen die niet tot een opdracht leiden: tot twee jaar na het laatste contact.
2. 2.De administratie rond een opdracht, waaronder facturen: zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.
3. 3.Het huisdossier: gedurende de looptijd van de overeenkomst. Daarna stellen wij de inhoud dertig dagen beschikbaar om te exporteren, waarna de toegang vervalt en wij mogen verwijderen.
4. 4.Sleutelgegevens en codes: tot het einde van de overeenkomst. Wij leveren de sleutels binnen tien werkdagen in en verwijderen de registratie direct daarna.
5. 5.Sollicitaties: vier weken na afronding van de procedure, of een jaar met toestemming.
6. 6.Gegevens die wij nodig hebben om onze rechtspositie te onderbouwen, bewaren wij zolang dat redelijkerwijs nodig is.

Hoe wij beveiligen

Toegang tot gegevens is beperkt tot wie die voor zijn werk nodig heeft. Sleutels en codes staan gescheiden van de adressen, in een afgesloten en beveiligde omgeving. Het huisdossier is alleen bereikbaar met een eigen inlog per huis. Onze systemen zijn beveiligd met versleutelde verbindingen en tweestapsverificatie waar dat kan. Wie bij ons weggaat, verliest zijn toegang dezelfde dag.

Gaat er onverhoopt toch iets mis, dan melden wij dat zelf, en als eerste. Wij informeren de betrokkenen en waar de wet dat voorschrijft melden wij het datalek binnen tweeënzeventig uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geen automatische besluiten

Wij nemen geen besluiten over jullie op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering. Bij ons kijkt altijd een mens mee.

Jullie rechten

1. 1.Inzage in de gegevens die wij van jullie hebben.
2. 2.Verbetering van gegevens die niet kloppen.
3. 3.Verwijdering, voor zover wij geen wettelijke plicht of gerechtvaardigd belang hebben om te bewaren.
4. 4.Beperking van de verwerking.
5. 5.Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
6. 6.Overdracht van gegevens die jullie zelf hebben aangeleverd, in een gangbaar bestandsformaat.
7. 7.Intrekking van een gegeven toestemming, zonder dat dat afdoet aan wat daarvoor is gebeurd.

Een verzoek kan per e-mail of telefonisch. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij vragen om ons ervan te overtuigen dat jullie zijn wie jullie zeggen te zijn.

Zijn jullie het oneens met hoe wij met een verzoek omgaan, dan horen wij dat het liefst eerst zelf. Jullie kunnen daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze of de regels daarom vragen. Bovenaan staat welke versie jullie lezen en sinds wanneer die geldt. Bij een ingrijpende wijziging laten wij het onze opdrachtgevers weten.